Persondatapolitik

Hos Gunnar Balles Maskinfabrik A/S tager vi ansvar for både kunder og medarbejderes personlige oplysninger, og vi overholder derfor også alle gældende regler for behandling af personoplysninger. Nedenfor kan du få indblik i vores persondatapolitik og læse mere om, hvad vi helt konkret gør for at sikre korrekt indsamling og opbevaring af personlige oplysninger.

Personoplysningerne er en forudsætning for, at vi kan indgå ansættelses-, kunde- og leverandørkontrakter. De personlige oplysninger behandles og arkiveres i forbindelse med:

  • Personaleadministration, herunder rekruttering, ansættelse, fratrædelse og udbetaling af løn
  • Stamdata for kunder samt ordrer og salg
  • Stamdata for leverandører samt rekvisitioner og køb
  • Kontrakter

Gunnar Balles Maskinfabrik A/S benytter ikke personoplysningerne til andre formål end de ovenfor beskrevne. Og der indsamles ikke flere personoplysninger end nødvendigt i forhold til opfyldelse af formålet.


Opbevaring og sletning af personlige oplysninger

Gunnar Balles Maskinfabrik A/S har følgende overordnede retningslinjer for opbevaring og sletning af personoplysninger:

  • Personoplysninger opbevares i fysiske mapper
  • Personoplysninger opbevares i IT-systemer og på serverdrev
  • Personoplysninger opbevares ikke længere, end hvad der er nødvendigt for formålet med behandlingen
  • Personoplysninger for medarbejdere slettes fem år efter endt ansættelse, og personoplysninger om ansøgere slettes efter seks måneder.

Datasikkerhed

Gunnar Balles Maskinfabrik A/S har gennemført følgende sikkerhedsforanstaltninger for beskyttelse af personoplysninger:

  • Kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov for adgang til de registrerede personoplysninger, har adgang hertil enten fysisk eller gennem IT-systemer med rettighedsstyring
  • Alle computere har adgangskode, og medarbejderne må ikke overlade deres adgangskoder til andre
  • Computere skal have installeret firewall og antivirusprogram, og disse opdateres løbende
  • Personoplysninger slettes på forsvarlig vis ved udfasning og reparation af IT-udstyr
  • USB-nøgler, eksterne harddiske mv. med personoplysninger bliver opbevaret i aflåst skuffe eller skab
  • Fysiske mapper er placeret på aflåst kontor eller i aflåste skabe
  • Personoplysninger i fysiske mapper slettes ved makulering
  • Alle medarbejdere modtager instruktion i, hvad de må gøre med personoplysninger, samt hvordan personoplysninger skal beskyttelse.

Videregivelse af personlige oplysninger

Personoplysninger om medarbejdere kan blive videregivet til offentlige myndigheder såsom SKAT og pensionsselskaber.


Rettigheder

Gunnar Balles Maskinfabrik A/S varetager den registreredes rettigheder, herunder retten til indsigt, tilbagetrækning af samtykke, berigtigelse og sletning og orienterer de registrerede om virksomhedens behandlinger af personoplysninger. Registrerede har desuden ret til at klage til Datatilsynet.


Brud på persondatasikkerheden

I tilfælde af brud på persondatasikkerheden anmelder Gunnar Balles Maskinfabrik A/S hurtigst muligt og inden 72 timer bruddet til Datatilsynet. I anmeldelsen beskrives bruddet, hvilke grupper af personer det vedrører, og hvilke konsekvenser bruddet kan få for disse personer, samt hvordan Gunnar Balles Maskinfabrik A/S har eller planlægger at afhjælpe bruddet. I tilfælde hvor bruddet indebærer en høj risiko for de personer, om hvem Gunnar Balles Maskinfabrik A/S behandler personoplysninger, vil Gunnar Balles Maskinfabrik A/S underrette disse. Gunnar Balles Maskinfabrik A/S dokumenterer alle brud på persondatasikkerheden.